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Os 7 pecados mortais de apresentações do Powerpoint

Não é surpreendente que as apresentações do Powerpoint tenham se tornado a norma para recursos visuais na maioria das reuniões de negócios . Eles são rápidos de produzir, fáceis de atualizar, especialmente ao usar uma solução baseada em nuvem, e eficazes para injetar interesse visual na apresentação.

No entanto, eles também podem significar um desastre, mesmo para apresentadores experientes, se você cometer algum desses erros cruciais do Powerpoint. A chave para o sucesso é garantir que sua apresentação de slides seja uma ajuda visual e não uma distração visual .

Para obter os melhores resultados, evite esses “sete pecados mortais” comuns de apresentações em PowerPoint.

1. Slide transições e efeitos sonoros: eles se tornam o foco de atenção, que por sua vez distrai o público. Pior ainda, quando uma apresentação contendo vários efeitos e transições é executada em um computador muito mais lento do que o que foi criado, o resultado é uma reprodução lenta e quase cômica. Esses truques raramente aumentam a mensagem que você está tentando comunicar. A menos que você esteja apresentando em uma convenção de ficção científica, deixe de fora o texto guiado por laser!
  
  Deixe os fade-ins, fade-outs, wipes, blinds, dissolve, checkerboards, cortes, capas e divisões para cineastas de Hollywood. Até mesmo “builds” (linhas de texto que aparecem cada vez que você clica no mouse) podem causar distração. Concentre-se em sua mensagem, não na tecnologia.

Clipart Padrão: Death to screen beans! Powerpoint é agora tão amplamente utilizado que o clipart incluído tornou-se um “clichê visual”. Ele mostra uma falta de criatividade e uma adesão cansada a um formulário padrão. Primeiro, certifique-se de que você precisa de gráficos para melhorar sua mensagem. Se o fizer, use suas próprias fotografias digitalizadas ou gráficos de melhor qualidade de empresas como o PhotoDisc .

Capturas de tela podem adicionar realismo ao apresentar informações sobre um site ou programa de computador.

Modelos de Apresentação: Outro clichê visual. Modelos forçam você a encaixar suas ideias originais no molde pré-embalado de outra pessoa. Os modelos geralmente contêm fundos que causam distração e combinações de cores ruins. Pegue um bom livro sobre gráficos da Web e aplique os mesmos princípios aos slides. Crie sua própria aparência distinta ou use o logotipo de sua empresa em um canto da tela.

1. Slides com texto pesado: Os slides projetados são um bom meio para representar uma ideia graficamente ou fornecer uma visão geral. Eles são um meio ruim para detalhes e leitura. Evite parágrafos, citações e até frases completas.
  
  Limite seus slides a cinco linhas de texto e use palavras e frases para criar seus pontos. O público será capaz de digerir e reter pontos-chave mais facilmente. Não use seus slides como anotações do orador ou simplesmente projete um esboço de sua apresentação.

1. O paradigma “eu”: os apresentadores costumam digitalizar uma tabela ou gráfico diretamente de seu material corporativo impresso existente e incluí-lo em suas apresentações de slides. Os resultados são quase sempre abaixo do ideal. Os visuais de impressão normalmente são vistos de 8 a 12 polegadas, em vez de serem vistos a partir de vários metros. Normalmente, eles são muito pequenos, muito detalhados e muito textuais para uma apresentação visual eficaz.
  
  O mesmo é verdade para o tamanho da fonte; A fonte de 12 pontos é adequada quando o texto está à sua frente. Em uma apresentação de slides, aponte para um mínimo de fonte de 40 pontos. Lembre-se do público e mova o círculo de “eu” para “nós”. Certifique-se de que todos os elementos de um determinado slide sejam grandes o suficiente para serem facilmente visualizados. O tamanho realmente importa.

Leitura: Uma apresentação oral deve centrar-se na fala e escuta interactivas, não na leitura pelo orador ou pelo público. As demandas da linguagem falada e escrita diferem significativamente. A linguagem falada é mais curta, menos formal e mais direta. Ler texto estraga uma apresentação. Um ponto relacionado tem a ver com folhetos para o público.

Um de seus objetivos como apresentador é captar e prender a atenção do público. Se você distribuir materiais antes de sua apresentação, seu público estará lendo os folhetos em vez de ouvi-lo. Muitas vezes, partes de uma apresentação eficaz dependem da criação de suspense para engajar o público. Se o público puder ler tudo o que você vai dizer, esse elemento será perdido.

Fé na tecnologia: você nunca sabe quando um mau funcionamento do equipamento ou interfaces incompatíveis forçará você a fazer sua apresentação em outro computador. Esteja preparado por ter um back-up de sua apresentação. Com isso, você ainda pode fazer alterações de última hora. Também é uma boa ideia preparar algumas transparências coloridas dos slides principais.

Na pior das hipóteses, nenhuma das tecnologias funciona e você não tem recursos visuais para apresentar. Você ainda deve ser capaz de dar uma excelente apresentação se você se concentrar na mensagem. Sempre se familiarize com a apresentação, pratique-a e esteja pronto para envolver o público, independentemente da tecnologia disponível. É quase uma arte perdida.

O Dr. Joseph Sommerville ganhou o título de “O Especialista em Apresentações” por ajudar os profissionais a projetar, desenvolver e oferecer apresentações mais eficazes. Ele é o diretor da Peak Communication Performance, uma empresa de Houston que trabalha em todo o mundo para ajudar os profissionais a desenvolver habilidades em comunicação estratégica.